Dokumentenmanagement

Diagram of Document Management System
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Dokumentenmanagement-System (DMS)

In den Unternehmen werden heute viele Arbeitsschritte elektronisch abgewickelt. Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern erfolgt elektronisch, z.B. per E-Mail und Dokumente aller Art werden in der Regel elektronisch am PC erstellt, überarbeitet und gespeichert. Daneben gibt es aber auch immer noch Vorgänge, bei denen es notwendig ist mit Papierdokumenten zu arbeiten, die aufbewahrt und am Ende vielleicht auch archiviert werden müssen.

Frage: Was leistet ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein DMS ist eine Software, die elektronische Dokumente oder digitalisierte ursprünglich papiergebundene Dokumente in einer Datenbank verwaltet.

Frage: Welche Gründe gibt es überhaupt dafür ein Dokumentenmanagement-System einzusetzen? Elektronische Dokumente kann ich doch in einer Ordnerstruktur am PC ablegen und für Papierdokumente gibt es Aktenordner.

Schneller Suchen und Finden

Ein Dokumentenmanagement-System enthält verschiedene Funktionen (z.B. Volltextsuche und Suche nach Schlagworten), welche die Suche erleichtern und beschleunigen. Somit lässt sich unter Umständen viel Zeit und Geld sparen.

Schneller Ablegen

Ein Dokumentenmanagement-System hilft bei der Ablage von Dateien im richtigen elektronischen Ordner und beim schnellen Wiederauffinden.

Schnellere Prozesse

In einem Dokumentenmanagement-System können elektronische Abläufe von Aktivitäten (sog. Workflows) definiert werden, mit denen sich Dokumente effizient und schnell durch das Unternehmen lenken lassen. Das gilt auch für Papierdokumente, die sich mittels Einscannen digitalisieren lassen und dann auch im DMS zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Immer komplette und aktuelle Informationen

Ein DMS stellt elektronische Ordner bzw. Akten bereit in denen z.B. alle Informationen zu einem Kunden, Vorgang oder Projekt gesammelt sind. Das können E-Mails, Textdokumente, Tabellen, Grafiken etc. sein. Damit stehen alle Informationen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Damit können Sie dann z.B. auch schnell auf Anfragen von Kunden und Lieferanten reagieren.

Schnelle Wiederherstellung versehentlich gelöschter Daten

Ein Dokumentenmanagement-System kann mit einem Klick versehentlich gelöschte Daten wiederherstellen.

Versionierung von Dokumenten

Ein DMS verfügt über eine automatische Versionierung. Damit können Sie den Entstehungsverlauf eines Dokuments nachvollziehen oder auch schnell auf eine ältere Version „zurückspringen“, ohne dass deren Inhalte nochmals neu erstellt werden müssen.

Schnelle Bearbeitung der Dokumente von unterwegs

Alle Dokumente liegen in elektronischer Form im DMS vor und können von unterwegs mittels Smartphone-App oder Notebook bearbeitet werden.

Frage: Wie kann ich in das Thema professionelles Dokumentenmanagement mit überschaubaren Kosten und Aufwand einsteigen?

Wir setzen erfolgreich das Dokumentenmanagement-System ecoDMS ein. Es handelt sich um ein professionelles DMS für das Scannen, Verwalten und Archivieren  von Papier- und elektronischen Dokumenten.

ecoDMS bringt folgende besonderen Vorteile mit:

  • Gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung der E-Mails, Dateien und Dokumente
  • Betriebssystem unabhängige Installation. Unterstützt wird Windows 7/8/8.1/10, Windows Server 2008/2012/2016 und Linux (Ubuntu LTS 14.04 und 16.04, Debian Jessie und Stretch)
  • Systemkern: 32 & 64 bit (Windows) bzw. 64 bit (Ubuntu, Debian)
  • Installation auch auf einigen Network Attached Storages der Synology- und QNAP-Reihe möglich
  • Die Lizenzgebühr für eine Lizenz beträgt einmalig 69,00 Euro inkl. MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Es entstehen keine monatlichen oder jährlichen Lizenzgebühren. Lizenzerweiterungen mit zusätzlichen, gleichzeitigen Verbindungen sind möglich
  • Mit einer ecoDMS-Lizenz kann die Software unter allen unterstützten Betriebssystemen mit vollem Funktionsumfang und den verfügbaren Addons und Plugins installiert und genutzt werden

Weitere Informationen zu ecoDMS finden Sie hier oder rufen Sie uns an:

Ihr Ansprechpartner für ecoDMS bei Firma Henke IT-Consulting:

Klaus Henke
E-Mail: info(at)henke-it-welt(dot)com
Telefon: 0911 4345 6382